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四川兴蓉律师事务所

 对企业来说,规章制度是体现整个企业严谨性的重要标志,如有不恰当容易引发风险,以下八个要点为常见错误,需小心谨慎对待。

 一、制定主体不适格

 二、程序不合法

 三、内容不合法

 四、内容不合理

 五、规章制度与劳动合同、集体合同冲突

 六、单位没有注意保留制作民主程序过程的书面文件

 七、制度照抄法律法规,导致适用僵化或没法及时调整

 八、照抄他人制度,缺乏适用性

▌1、制定主体不适格


(一)单位的规章制度代表的是公司的意志和权威,因此制度的制订主体应为公司而非公司的某一部门。常见以部门的名义颁布或声明是某部门制订,此不合法;


(二)子公司适用母公司的规章制度。此存在较大争议,因为母公司与子公司之间是独立的法人,法理上来看,母公司的制度因为制订主体非子公司,未体现子公司的意志,更未考虑子公司员工的利益,未实现员工的知情权、意见权、协商权;


(三)即便是由公司来制订,但因为职工代表选任不符合规定,也可能认为制度不合法。《企业民主管理规定》(中共中央纪委、中共中央组织部、国务院国有资产监督管理委员会、监察部、中华全国总工会、中华全国工商业联合会,总工发〔2012〕12号文)中对于职工代表的选任有明确的规定。我们建议制作《职工代表确认书》,证明职工代表的选任过程及合法性。


▌2、程序不合法


根据《劳动合同法》第四条规定,用人单位在制定、修改或决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。只有经过平等协商、公示或告知劳动者法定程序制定的规章制度,才具有法律约束力。否则,劳动规章制度会因制定程序缺失而无效。


也即单位规章制度的制定,需“一讨论二协商三公示或告知”的程序才合法(司法实践中,对此要求放宽,多地法院规定,只要规定不违法且已告知劳动者即有效。比如广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会《关于适用<劳动争议调解仲裁法>、<劳动合同法>若干问题的指导意见》第二十条第二款规定,《劳动合同法》实施后,用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的,原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定,不存在明显不合理的情形,并已向劳动者公示或告知,劳动者没有异议的,可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据)。


▌3、内容不合法


比如同事间谈恋爱开除、迟到早退罚款、无条件服从加班安排、年休假不申请视为放弃等(不合法的内容较多,日后撰文细述)。


▌4、内容不合理


(一)主要内容缺失


1.根据劳动合同法第四条的规定,用人单位的规章制度,可有劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等的内容。


上述制度中,劳动纪律最为重要,此系对劳动用工管理的依据,如无该劳动纪律的规定并设定相应的罚则,则无法对员工的违规进行处理。


2.对于职工的奖励也非常重要,明确了职工的奖励方式和标准,可以激励员工的工作积极性及责任心。


3.工作时间、考勤方式也是重要内容,比如员工总是在9点才上班,虽然单位是8点30上班,但因没有明确工作时间及考勤的方式,难以证明员工迟到的事实。


(二)细节没做好


1.最典型的是,用人单位的制度中,往往会表述,造成重大损失的,用人单位可以单位解除劳动合同,但多大的损失才是重大损失,并没有明确的规定。


当然,不是随意的金额均可定性为重大损失,不同的岗位和职务、不同的收入、主观过错所对应的重大损失均应根据实际情况而合理确认,比如公司总经理的决策失误或工作失误,造成5000元的损失,将其定性为重大损失而认定可以解除劳动合同,合理性争议较大,但如果是生产线上的工人,因为工作失误而造成这样的损失,进而认定造成重大损失可予以解除劳动合同,则更具有合理性。


2.处罚的递进逻辑不对,也是常见的细节错误。比如旷工两天记大过,记两次大过予以开除,但却又规定累计旷工三天可予以开除。


▌5、规章制度与劳动合同、集体合同冲突


用人单位制度规章制度有较大的随意性,所制订的制度往往与劳动合同相冲突,在此情形下,由劳动者来决定适用:最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第十六条的规定“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。”


▌6、单位没有注意保留制作民主程序过程的书面文件,对此,我们建议如下:


(一)制作《职工代表会议纪要》,通过详细的记录证明已对制度讨论和协商;


(二)制作《职工代表决议书》,以证明制度经协商确定;


(三)另外,对于争议较大的制度,建议可制作《制度意见征集书》,证明已充分询问员工的意见;


上述文件,均需参与者签名确认。


▌7、制度照抄法律法规,导致适用僵化或没法及时调整


法律法规处于变化的过程中,但制度却没有及时变更或者即便变更,也会花费较大的成本,比如现在仍有不少企业的制度规定,对于劳动合同的变更,应当经采用书面形式,其依据是劳动合同法第三十五条第一款对此做了明确的规定“用人单位与劳动者协商一致,可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同,应当采用书面形式”,但最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(四)》第十一条后来已作明确规定“变更劳动合同未采用书面形式,但已经实际履行了口头变更的劳动合同超过一个月,且变更后的劳动合同内容不违反法律、行政法规、国家政策以及公序良俗,当事人以未采用书面形式为由主张劳动合同变更无效的,人民法院不予支持”,甚至还有些单位的制度中现在还有发生劳动争议,六十日内提交仲裁受理的条款,也与《劳动争议调解仲裁法》的规定相冲突。


▌8、照抄他人制度,缺乏适用性


正如我们之前所说的内容合理性的问题,明确的上下班时间固然重要,但有些特殊情形下,明确的上下班时间,并不一定合理。


比如不定时工作制,如果明确了固定的工作时间,则有可能会被认为属于普通工时制。


又比如一些劳动密集型的生产企业或一些普遍存在加班的企业,如果规定了明确的上下班时间,则加班费的支付等会带来较大争议。

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